Le Guide pour l’inscription au nouveau Registre des Bénéficiaires Effectifs

Il vous reste moins de 30 jours pour déclarer les bénéficiaires effectifs au RCS

La récente loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs ayant pour but la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme oblige, sous peine de sanctions, pouvant aller jusqu’à 1.250.000 euros, à déclarer les bénéficiaires effectifs de chaque entité, inscrite au Registre de Commerce des Sociétés de Luxembourg (RCS).

La date limite, initialement prévue au 31 Août 2019 a été repoussée au 30 Novembre 2019 soit à le fin du présent mois.

Pourquoi remplir ses obligations dans les délais impartis ?

  1. Pas de coûts d’inscription pendant la période transitoire
  2. Pas de sanctions à craindre (amende de 1.250 à 1.250.000 euros)
 

Qui n’est pas soumis à cette obligation d’immatriculation ?

Les commerçants personnes physiques, les sociétés commerciales momentanées et les sociétés commerciales en participation.

Quelles sont les entités concernées ?

  • les sociétés commerciales, civiles et en commandite spéciale ;
  • les groupements d’intérêt économique et européens d’intérêt économique ;
  • les associations sans but lucratif ainsi que les associations d’épargne pension, d’assurances mutuelles et agricoles ;
  • les fonds communs de placement et les fondations ;
  • les établissements publics de l’État et des communes ;
  • les succursales créées au Luxembourg par des sociétés commerciales et civiles, des groupements d’intérêt économique et des groupements européens d’intérêt économique, relevant du droit d’un autre Etat ;
  • les autres personnes morales et entités dont l’immatriculation est prévue par la loi.
 

C’est quoi un bénéficiaire effectif ou économique ?

  • Il s’agit de toute personne physique qui possède ou contrôle l’entité juridique, en dernier ressort. C’est-à-dire à la fin d’une chaîne, même si elle est composée de différents chaînons. On parle aussi parfois du bénéficiaire économique ultime, soit la personne physique qui détient ou contrôle l’entité

ou ;

  • Toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée ;
  • Dans le cas d’une société, il s’agit notamment de toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle la société, du fait qu’elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital.

N’espérez donc pas y échapper par de savants montages de type usine à gaz et si aucun bénéficiaire effectif n’a pu être identifié, le dirigeant principal de l’entité immatriculée sera indiqué comme tel.

Réfléchissez dès lors avant d’accepter un mandat de gérant ou d’administrateur.

Obligations préalables • délais

Cela semble couler de source mais toute entité soumise à l’obligation de déclarer ses bénéficiaires économiques est à immatriculer préalablement au Registre de Commerce des Sociétés (RCS).

L’inscription des informations sur les bénéficiaires effectifs et des modifications afférentes doit être demandée dans un délai d’un mois à partir du moment où l’entité a pris connaissance, ou aurait dû prendre connaissance, de l’événement qui rend nécessaire l’inscription. Evidemment, nul n’est censé ignorer la loi.

Une période transitoire était prévue jusqu’au 31/08/2019 pour se mettre en ordre mais suite au peu de dossiers validés à cette date, une rallonge a déjà été miser en place et cette période de mise en place, pour les entités d’ores et déjà immatriculées au RCS, est repoussée au 30 novembre 2019. Il reste dès lors moins de 30 jours pour vous mettre en ordre et éviter les désagréments indiqués ci-dessous.

Coûts

Jusqu’à la date, repoussée, au 30 novembre 2019 les déclarations s’effectueront sans frais.

Au-delà de la période transitoire, les frais à régler sont fixés par règlement grand-ducal et peuvent être consultés sur le site du RCS.

Le paiement s’effectue en principe par voie électronique, mais peut exceptionnellement être fait en espèces auprès du guichet d’assistance du LBR.

Les frais sont dus individuellement pour chaque déclaration. Cependant, en cas de demandes régulières et récurrentes, il est possible d’introduire auprès du LBR une demande d’agrément pour un paiement sur facture mensuelle.

Modalités pratiques

DÉCLARATION EN LIGNE

Le déclarant, en principe l’entité, doit posséder un certificat LuxTrust pour effectuer son inscription au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) en ligne, en se connectant au site du LBR. Il peut toutefois mandater un notaire ou, par exemple sa fiduciaire pour remplir les obligations à sa place.

Après l’identification de l’entité pour laquelle la déclaration est à effectuer sur le site du LBR, un formulaire électronique de déclaration en ligne est mis à la disposition du déclarant.

Sachez que si vous êtes inscrit au Registre National des Personnes Physiques (RNPP) du Luxembourg les formalités seront plus simples.

Le formulaire propose de compléter les informations suivantes :

  • les noms, prénom(s) des bénéficiaires effectifs et leur(s) nationalité(s) ;
  • le lieu et la date de naissance (jour, mois et année) ;
  • le pays de résidence et l’adresse privée précise ou l’adresse professionnelle précise ;
  • pour les personnes inscrites au RNPP, le numéro d’identification ;
  • pour les personnes non résidentes et non inscrites au RNPP, un numéro d’identification étranger ;
  • la nature et l’étendue des intérêts effectifs détenus (vos participations).

Si l’entité immatriculée pour laquelle la déclaration est à effectuer est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé, le formulaire propose uniquement d’indiquer le nom du marché réglementé.

Le déclarant transmet ensuite la déclaration au gestionnaire du LBR, à laquelle il joint au besoin une pièce justificative.


PIÈCES JUSTIFICATIVES

Dans certains cas spécifiques, des documents sont à fournir :

  • la copie d’une pièce officielle permettant d’établir l’identité de la personne physique à inscrire, lorsque celle-ci ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois ;
  • un document attestant que l’entité est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé.

L’entreprise ou le bénéficiaire effectif peuvent demander une limitation de l’accès à l’information d’un bénéficiaire effectif par le public. Cette demande doit-être limitée dans le temps et dûment motivée par certaines circonstances :

  • un risque disproportionné de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion de harcèlement de violence ou d’intimidation ou ;
  • lorsque le bénéficiaire est mineur ou majeur incapable.

Lorsque la demande de limitation d’accès aux informations est acceptée par le gestionnaire du RBE, les informations seront uniquement accessibles aux autorités nationales, aux établissements de crédit, aux établissements financiers ainsi qu’aux huissiers et notaires.

En cas de refus de la demande par le par le gestionnaire du RBE, un recours juridictionnel est ouvert contre ce refus qui est à porter devant le magistrat présidant la chambre du tribunal d’arrondissement compétent dans un délai de 15 jours.

Les décisions du gestionnaire du RBE concernant ces demandes de limitation d’accès sont publiées sur le portail du RBE.

Dans le cas ou vous désirez limiter l’accès aux données publiées un montant assez conséquent, voire dissuasif, vous sera réclamé sans certitude d’acceptation de votre dossier.

Décision du LBR • Recours

En général c’est plus rapide mais sous 3 jours ouvrables, le déclarant recevra un récépissé de déclaration du LBR confirmant l’inscription au RBE.

Lorsque la demande d’inscription n’est pas conforme, le gestionnaire du RBE invite le déclarant à régulariser la demande dans les 15 jours. Si la nouvelle demande n’est toujours pas conforme, le gestionnaire du RBE notifie son refus d’inscription motivé au demandeur.

Un recours juridictionnel est ouvert contre les décisions de refus du gestionnaire du RBE qui est à porter devant le magistrat présidant la chambre du tribunal d’arrondissement compétent.

Sanctions

Sera punie d’une amende de 1.250 à 1.250.000 euros, l’entité immatriculée qui :

  • ne transmet pas de demande d’inscription au RBE ;
  • qui transmet une demande inexacte, incomplète ou non actuelle.

Sera punie d’une amende de 1.250 à 1.250.000 euros, le bénéficiaire effectif qui ne fournit pas à l’entité immatriculée les informations nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire à ses obligations d’inscription au RBE.

Consultation de RBE

Le RBE pourra-être consulté gratuitement en ligne par le public à partir du 1er septembre 2019 sur le site du LBR, via le portail dédié au RBE.

Un extrait du RBE peut être commandé auprès du gestionnaire du RBE.

Sont consultables, les données inscrites à l’exception de données personnelles (adresse et numéro d’identification) et des données ayant fait l’objet d’une décision de limitation d’accès.

Liens utiles :

Informations RBE :
https://guichet.public.lu/fr/entreprises/gestion-juridique-comptabilite/registre-commerce/registre-beneficiaires-effectifs/declaration-beneficiaires-rbe.html

Loi du 13 janvier 2019 :
http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2019/01/13/a15/jo

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